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西安交通大学采购管理办法
2014-03-31 

(2013年12月30日校长办公会议审议通过)

第一章 总 则
第一条 为了规范学校采购行为,保证采购项目质量,提高资金使用效益,促进廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《教育部政府采购管理暂行办法》等有关规定,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称采购,是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。新建基本建设工程、文物的采购,另行制定管理办法。
本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。
本办法所称工程,专指小型建设工程,包括存量建筑的修缮、装饰工程、网络工程等。
本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象,但不含科学研究中的测试和加工费等。
第三条 学校采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正廉洁和诚实信用原则。
第四条 学校采购项目应当严格按照批准的计划、预算执行。项目负责人对所申请采购的项目计划和预算的真实性负责。
第五条 学校采购应当依法完整编制采购预算,严格执行经费预算和资产配置标准,合理确定采购需求,不得超标准采购,不得超出办公需要采购。
第六条 学校各单位应加强采购工作的计划性,定期集中、汇总采购计划,避免重复购置。要压缩采购批次,降低采购成本和管理成本,形成批量采购优势。
第七条 学校采购分为集中采购和分散采购两种形式。凡达到集中采购限额标准的采购项目,必须实行集中采购。未达到集中采购限额标准的采购项目可实行分散采购。
第八条 学校集中采购项目按限额标准由采购与招标管理办公室(以下简称“采购办”)或各处级单位组织实施。
分散采购项目由项目单位或申请人负责组织实施。
第九条 学校任何单位和个人不得将本办法规定的集中采购项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。
第十条 采购工作严格实行回避制度。在采购活动中,采购人员及相关人员与供应商(指提供货物、工程和服务的法人、其他组织、或者自然人)有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系的,可以申请其回避。

第二章 组织机构及职责
第十一条 学校成立以业务主管校领导为组长的政府采购领导小组,成员由相关职能部门负责人组成。政府采购领导小组的主要职责是:
(一)指导和监督学校采购活动;
(二)讨论决定学校采购工作中的重大事项;
(三)讨论、审查学校采购工作的规章制度;
(四)审定因特殊情况无法实施招标项目的采购方式;
(五)讨论、审查重要项目的采购工作;
(六)研究处理采购纠纷,否决违反规定的招标结果;
(七)对违反本办法的采购行为提出处置意见。
第十二条 采购办是学校专职负责采购与招标管理工作的职能部门,也是政府采购领导小组的下设办公室。其主要职责是:
(一)贯彻执行国家有关法律、法规,制订和完善学校各项采购与招标管理的规章制度和具体实施办法;
(二)负责学校政府采购领导小组的日常工作;
(三)负责建设和管理“评标专家库”和“公司信息库”,并实施优存劣汰的动态化管理和不良记录黑名单制度;
(四)负责组织实施学校采购与招标管理工作;
(五)负责办理进口设备的审批报关、免税、商检等手续;
(六)负责采购与招标管理资料归档及报表的统计、上报;
(七)组织实施采购管理信息化建设工作;
(八)指导并监督处级单位集中采购活动;
(九)完成政府采购领导小组交办的其他工作。
第十三条 学校监察处和审计处依据《西安交通大学招标监督工作实施办法》对采购招标活动实施监督。
第十四条 采购项目单位或申请人承担以下职责:
(一)做好采购项目的前期调研和相关材料准备工作;
(二)制定采购项目的需求、技术指标和参数要求,负责释疑。指标参数不得要求或者标明特定的投标人或者产品,以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容;
(三)按照规定推荐合格的投标人(仅限于货物采购项目),并派一名代表参与采购招标活动;
(四)参与对投标人的资格审查和考察;
(五)参加采购合同的洽谈、审查与会签,并负责全面履行合同;
(六)在合同规定的交货(开工)日期之前落实好货物的接收及安装场地、采购项目所必需的环境条件以及安装调试和使用管理所必需的人员。
第十五条 学校根据采购招标工作的需要,依法组建项目评标专家委员会或评标专家小组(以下简称“评标委员会”)。评标委员会成员名单原则上应在开标前确定,并在招标结果确定前保密。评标委员会具体负责评标事务,并独立履行下列职责:
(一)审查投标文件是否符合招标文件要求,并作出评价;
(二)要求投标人对投标文件有关事项作出解释或者澄清;
(三)通过记名投票方式推荐中标候选人;
(四)向招标采购单位或者有关部门报告非法干预评标工作的行为。
评标委员会成员应当履行下列义务:
(一)遵纪守法,客观、公正、廉洁地履行职责;
(二)按照招标文件规定的评标方法和评标标准进行评标,对评审意见承担个人责任;
(三)对评标过程和结果,以及投标人的商业秘密保密;
(四)参与评标报告的起草;
(五)配合相关部门的投诉处理工作;
(六)配合招标采购单位答复投标人提出的质疑。

第三章 集中采购的范围及限额标准
第十六条 使用纳入学校管理的各种资金(特殊规定的除外),采购限额达到以下标准的货物、工程和服务项目,必须实行集中采购:
(一)项目预算投资额度大于或等于10万元人民币;
(二)国家规定的特定产品(不分金额大小)。
第十七条 采购办集中采购的额度标准。工程和服务项目采购预算投资额度大于或等于10万元人民币,货物采购预算投资额度大于或等于20万元人民币的采购项目,由采购办负责组织实施。
第十八条 处级单位集中采购的额度标准。货物预算投资额度大于或等于10万元人民币且小于20万元人民币的项目,由处级单位依据《西安交通大学处级单位仪器设备采购招标投标实施细则》组织实施。
第十九条 国际组织或外国政府贷款(如世界银行贷款)项目的采购,按其有关规定办理。

第四章 集中采购方式
第二十条 学校集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式:
(一)公开招标是指依法以招标公告方式邀请不特定投标人参加投标的采购方式。
(二)邀请招标是指依法以投标邀请书的方式邀请符合相应资格条件的3个以上投标人参加投标的采购方式。
(三)竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于两家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。
(四)单一来源采购是指向某一特定供应商直接购买的采购方式。
(五)询价是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商,并对其提供的报价、质量、服务等进行比较,确定供应商的采购方式。
第二十一条 学校公开招标的范围。凡符合下列条件之一者,均须以公开招标方式采购:
(一)货物预算投资额度大于等于120万元人民币的;通用设备预算投资额度大于等于20万元人民币的(目录另定);货物预算投资额度符合学校邀请招标的规定,但是项目单位推荐的供应商不足3家的;
(二)工程和服务项目预算投资额度大于等于100万元人民币的;
(三)其他需要公开招标的项目。
第二十二条 学校邀请招标的范围。凡符合下列条件之一者,均以邀请招标方式采购:
(一)货物(通用设备除外)预算投资额度大于等于20万且小于120万元人民币的;
(二)工程和服务项目预算投资额度大于等于10万且小于100万元人民币的;
(三)其他需要邀请招标的项目。
第二十三条 学校单一来源采购的范围
(一)属下列情况之一者,项目单位或申请人可向采购办提出单一来源采购申请,经批准后执行。
1.采购标的来源单一,只能从特定供应商处采购,或供应商拥有专有权,且无其他合适替代标的;
2.属于原采购项目的后续维修,零配件供应、更换或扩充,必须向原供应商采购的;
3.属于非标定制设备的;
4.招标后没有供应商投标或没有合格标的,或重新招标未能成立的;
5.项目单位或申请人与供应商有合作关系,设备价格特别优惠的;
6.其他需要单一来源采购的项目。
(二)对不适宜公开招标或邀请招标的特殊工程(如:天然气改造、市政供热、消防等)和服务项目,由项目单位向采购办提交单一来源采购申请,经批准后执行。工程中涉及到的设备和材料应该进行认质认价。
第二十四条 学校询价采购的范围
采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以依照本办法采用询价方式采购。

第五章 工作程序
第二十五条 学校公开招标、邀请招标、询价等集中采购招标的工作程序:
(一)提交采购申请
项目单位或申请人在采购计划和资金落实后,向采购办提交采购申请。
(二)编制招标文件
招标申请批准后,项目单位或申请人与采购办共同编制招标文件。招标文件包括以下内容:
1. 投标邀请;
2. 投标人须知(包括密封、签署、盖章要求等);
3. 投标人应当提交的资格、资信证明文件;
4. 投标报价要求、投标文件编制要求,标书费、招投标服务费和投标保证金金额及交纳方式;
5. 招标项目的技术规格、要求和数量,包括附件、图纸等;
6. 合同主要条款及合同签订方式;
7. 交货、竣工或提供服务的时间;
8. 评标方法、评标标准和废标条款;
9. 发标时间、投标截止时间、开标时间及地点;
10. 其他事项。
招标文件中应当规定并标明实质性要求和条件。
(三)发布招标公告
招标文件完备后,采购办根据招标方式发布招标公告或发出投标邀请。公开招标公告应当包括以下主要内容:
1. 招标采购单位的名称、地址和联系方法;
2. 招标项目的名称、数量或者招标项目的性质;
3. 投标人的资格要求;
4. 招标文件售价;
5. 其他有关要求。
(四)接受投标报名
招标公告发布或投标邀请发出后,采购办接受投标人报名并进行资格审查, 以确定投标人是否具备投标资格。项目单位或申请人接受咨询。
(五)遴选投标人
公开招标项目,根据项目性质或需要,可由采购办遴选确定入围投标人;或者由采购办组织专家、项目单位或申请人对投标人进行相关考察后,投票决定入围投标人。
邀请招标项目,根据项目性质,可由项目单位或申请人推荐合格的投标人,采购办进行资格审查;或者由采购办直接从“公司信息库”中通过随机方式选择不少于3家的投标人。
(六)遴选评委
采购办负责遴选确定评标委员会成员,一般招标项目采取随机抽取方式;特殊招标项目采取直接确定方式。
(七)组织开标、评标、定标
开标应当按招标文件规定的时间、地点和程序,由采购办以公开方式进行。开标时应当众验明所有投标文件的完整性;工作人员当场开标、唱标、记标;监督部门参与对评标过程的监督;会议主持和监督部门均不参与投票或打分。
开标过程应当由专人负责记录,并存档备查。
评标委员会负责评标工作,专家组组长负责主持评标。评委以记名投票方式确定中标候选人。
招标结果实行集体负责制。专家组组长做出综合评价及结论,评委在中标会签单上签字。
主持人当场宣布中标候选人及中标金额。
(八)发布中标公告
公开招标项目的中标公告由采购办在部门网页上公示,接受投诉和质疑。公示期满无异议后,招标结果生效,采购办向中标人发出中标通知书,中标人缴纳中标服务费。
(九)签订合同
采购办组织合同的洽谈和审查,同时应当按照招标文件和中标人投标文件的约定与中标人签订书面合同。所签订的合同不得对招标文件和中标人投标文件作实质性修改。项目单位或申请人持合同、中标会签单到财务处办理付款手续。
工程合同执行过程中发生的变更签证,必须严格按规定履行变更手续,并严格执行《西安交通大学基建、修缮工程项目审计办法》中关于变更签证比例和额度限制的规定。
(十)项目验收
集中采购招标项目按照合同约定执行完毕(竣工)后,项目单位提交书面验收申请报告。采购办组织专家及项目单位等,按照合同约定进行质量验收。验收合格后,签署验收报告并存档。验收方成员应在验收书上签字,并承担相应的法律责任。
所有集中采购招标项目验收合格后方能办理固定资产登记、审计、财务报销等手续。
(十一)资料归档
采购办应当建立真实完整的招标采购档案,妥善保管每项采购活动的采购文件,并不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少15年。
采购文件包括采购活动记录、采购工作表、招标文件、投标文件、工程设计施工图纸、中标会签单、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。
第二十六条 学校单一来源采购的工作程序:
(一)项目单位或申请人向采购办提交采购申请。
(二)货物采购召开专家论证会。采购办根据项目内容和特点,组织不少于5位相关专家召开论证会,项目单位或申请人进行答辩。专家根据答辩情况,通过记名投票方式确定项目是否采用单一来源采购方式。
(三)召开政府采购领导小组会。采购办组织召开政府采购领导小组会,对货物采购专家论证会意见或者工程和服务单一来源采购项目申请进行审核,并以记名投票方式确定项目的采购方式。
(四)起草会议纪要。采购办根据政府采购领导小组审核投票结果,起草政府采购领导小组会议纪要,经领导小组组长签发后,下发各项目单位或申请人遵照执行。
(五)其他特殊情况
对于因货物采购任务紧急、来不及上会论证等特殊情况,可由采购办邀请不少于3位专家论证通过后,报政府采购领导小组组长批准执行,事后由采购办向政府采购领导小组会议说明情况。
对抢修工程项目,项目承办单位可视情况先施工抢修,并及时补办免招标直接采购相关手续。
第二十七条 处级单位集中采购招标的工作程序依据《西安交通大学处级单位仪器设备采购招标投标实施细则》的规定,并参照本办法第二十五、二十六条执行。
第二十八条 利用捐赠资金进行的项目采购,如捐赠单位要求自行采购或指定了供应商的,项目单位或申请人可直接与捐赠单位或供应商签订合同。
第二十九条 投标文件属下列情况之一的,应当按照无效投标处理:
(一)应交而未交投标保证金的;
(二)未按照招标文件规定要求密封、签署、盖章的;
(三)不具备招标文件中规定资格要求的;
(四)不符合法律、法规和招标文件中规定的其他实质性要求的。
第三十条 在招标采购中,出现下列情形之一的,应予废标:
(一)符合专业条件的投标人或对招标文件中做出实质性响应的投标人不足3家的;
(二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;
(三)投标人的报价均超过了采购预算,项目单位或申请人不能支付的;
(四)因重大变故,采购任务取消的。
废标后,应当将废标理由通知所有投标人。
废标后,除采购任务取消外,应当重新组织招标;需要采取其他方式采购的,应当获得政府采购领导小组批准。
第三十一条 采购办应当采取必要措施,保证评标在严格保密的情况下进行。
第三十二条 任何单位和个人不得非法干预、影响评标办法的确定,以及评标过程和结果。

第六章 合同管理
第三十三条 货物采购项目(含单一来源采购项目)由项目单位或申请人与成交供应商(中标人)草签书面技术协议,经采购办审核通过后签订正式合同,并盖合同专用章,合同正式生效。
工程和服务项目由项目单位与中标人草签合同,经采购办审核通过后盖合同专用章,合同正式生效。
第三十四条 签订合同时,签约人要严格执行评标委员会确认的中标方案,原则上不得提出采购文件以外的要求,不得对招标文件和中标人投标文件作实质性修改。如确需改动,指标参数和标准可以提高但不能降低,货物数量可以增加但不能减少,对中标(成交)通知书规定的金额可以减少但不得增加。
第三十五条 所有处级单位招标采购合同和单一来源采购项目的采购合同,须经采购办审核加盖合同专用章后正式生效。
第三十六条 所有集中采购项目,由财务处根据采购办签章生效的合同对外付款;其中工程项目还须经审计处审计通过后,方可办理结算手续。

第七章 监督检查
第三十七条 学校监察处、审计处等部门对采购活动进行监督检查时,采购当事人应当提供有关材料,如实反映情况。
第三十八条 任何单位和个人均有权对采购活动中的违规违法行为进行投诉、检举和控告,有关部门应及时受理。
第三十九条 采购办应当建立健全内部监督制约的管理制度,明确采购活动的决策和执行程序,实行内部工作人员定期轮岗交流,形成相互监督、相互制约的工作机制。
第四十条 学校采购监督管理部门应当逐步建立政府采购结果评价制度,对政府采购的资金节约、政策效能、透明程度以及专业化水平进行综合、客观评价。

第八章 法律责任
第四十一条 项目单位或申请人凡应以招标方式采购而拒不招标,或拆分项目规避招标、先斩后奏、报小做大等,采购办一律不予受理,财务处不予办理付款手续,由此造成的一切后果由项目单位或申请人自行承担。同时,学校依据有关规定追究相关人员责任。
第四十二条 项目单位或申请人有下列情形之一的,当次招标无效;情节严重的给予通报批评,直至取消该项目采购计划,同时依据有关规定追究当事人的责任:
(一)采购计划或预算未经有关部门批准而擅自向采购办提交采购申请的;
(二)中标结果宣布前泄露项目预算或标底的;
(三)与投标人相互串通的;
(四)以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人的;
(五)泄漏评标情况的;
(六)不按中标结果订立合同的;
(七)无正当理由拒不执行招标结果的。
第四十三条 参与采购活动的工作人员有下列情形之一的,由学校相关部门追究其违纪违规责任;构成犯罪的,依法移交司法机关追究刑事责任:
(一)与投标人恶意串通的;
(二)在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的;
(三)在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的;
(四)开标前泄露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量、标底或者其他可能影响公平竞争的有关招标投标情况的;
(五)评标期间泄露评标情况的。
第四十四条 投标人有下列情形之一的,投标保证金予以没收,并列入不良行为记录名单,在1至3年内禁止参加学校采购活动:
(一)提供虚假材料谋取中标的;
(二)采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人的;
(三)与采购人、其他投标人恶意串通的;
(四)向采购人行贿或者提供其他不正当利益的;
(五)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。
投标人有前款第(一)至(四)项情形之一的,中标无效。
第四十五条 中标人有下列情形之一,中标无效或者停止合同执行,并将其列入不良行为记录名单,在1至3年内禁止参加学校采购活动:
(一)中标后无正当理由不签订合同的;
(二)不按照招标文件和中标人的投标文件订立合同,或者与采购人另行订立背离合同实质性内容的协议的;
(三)将中标项目转让给他人,或者在投标文件中未说明,且未经采购办同意,将中标项目分包给他人的;
(四)拒绝履行合同义务的。
第四十六条 评标委员会成员有下列行为之一,由学校相关部门追究其违纪违规责任,并取消其评委资格;构成犯罪的,依法移交司法机关追究刑事责任:
(一)明知应当回避而未主动回避的;
(二)在知道自己为评标委员会成员身份后至评标结束前的时段内私下接触投标人的;
(三)在评标过程中擅离职守,影响评标程序正常进行的;
(四)在评标过程中有明显不合理或者不正当倾向性的;
(五)未按招标文件规定的评标方法和标准进行评标的;
(六)收受投标人、其他利害关系人的财物或者其他不正当利益的;
(七)泄露有关投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况的。
上述行为影响中标结果的,中标结果无效。

第九章 附 则
第四十七条 预算投资额度小于10万元人民币的货物、工程和服务采购项目,由项目单位或申请人参照本办法,采取竞争性谈判、单一来源采购(含免招标直接采购和议标采购)、询价或政府采购监管部门认定的其他方式实施采购。
第四十八条 对图书(包括电子图书)等参加行业联盟采购的,由项目单位报采购办批准执行,合同经采购办审核加盖合同专用章后正式生效。
第四十九条 具有独立法人资格的学校二级单位可自行组织采购活动(使用纳入学校管理的资金除外)。
第五十条 对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购,不适用本办法。
第五十一条 本办法由采购办负责解释。
第五十二条 本办法自印发之日起施行。学校原有相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。
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